Sie kennen das Problem: Sie aktivieren den E-Mail-Versand in Polarion und die Nutzer werden mit E-Mails überschwemmt. Binnen kurzem werden die E-Mails ignoriert, weil es zu viele sind und ihre Inhalte nur mit Aufwand differenzierbar.

Der Reminder Email Organizer schafft Abhilfe: Ein Polarion-Nutzer erhält genau eine Erinnerungs-E-Mail pro festgelegtem Wochentag. In dieser E-Mail sind die für ihn als Polarion-Nutzer relevanten Objekte, zum Beispiel Work Items, Live Documents oder Test Runs, nach Kategorien gruppiert, wobei jede Kategorie durch eine Bedingung charakterisiert ist, die zutreffen muss, damit ein Objekt in die E-Mail aufgenommen wird. Die Gruppierung der Objekte nach Kategorien ist weiter untergliedert nach ihrer Herkunft, denn alle Polarion-Projekte im Repository bilden zusammen die Informationsquelle für die Erinnerungs-E-Mail. Kluge Zusammenfassungen machen es dem E-Mail-Empfänger möglich, mit einem Blick die wesentlichen Informationen zu erkennen und den Überblick über die unter Umständen große Zahl der berichteten Objekte zu behalten. Die Zusammenfassungen sind mit Hyperlinks unterlegt, so dass sie per Mausklick zum Beispiel im Polarion Work Item Editor (Tracker) in tabellarische Sichten aufgelöst werden können.

In der Reminder Email Organizer App spezifizieren Sie beliebig viele sogenannte Kategorien. Jede Kategorie, die sie spezifizieren, enthält eine Bedingung, auf Grund deren Erfülltsein der Reminder Email Organizer an die E-Mail-Empfänger berichtet, und einige Felder, in denen Sie spezifizieren, wie der Bericht aufgebaut sein soll. 

Die Bedingung formulieren Sie als Query. Dafür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Sie "komponieren" die Query ganz einfach mit Polarion-Unterstützung im Query Builder zum Beispiel im Live-Document- oder Work Item Editor, und anschließend kopieren Sie die erstellte Query in die Zwischenablage. Beispiel:

Anschließend kehren sie zurück zur Reminder Email Orginizer App und füllen deren Felder aus:
(1) Geben Sie der neuen Kategorie einen Namen
(2) Fügen Sie aus der Zwischenablage Ihre Query ein
(3) Legen Sie fest, welche Klasse von Polarion-Objekten, genannt Prototype oder Scope, durchsucht werden soll, also Work Item oder Live Document oder Test Run
(4) Wählen Sie die Felder aus, die die Spalten der Berichtstabelle in der Reminder E-Mail bilden sollen
(5) Wählen Sie das Feld aus, nach dessen Inhalten die Berichtstabelle sortiert werden soll

Und hier ein Beispiel für eine Reminder-E-Mail, in der zu drei verschiedenen Kategorien berichtet wird, wobei jede Kategorie einen anderen Scope hat, nämlich Work Items, Live Documents und Test Runs. Alle Daten in den Tabellen in blauer Schrift sind Hyperlinks, die durch Anklicken direkt an die richtige Stelle in Polarion führen.